Jak sprawdzić kontrahenta?

Jeżeli chcesz wejść w obrót z nowym kontrahentem, chcesz przelać mu pieniądze za towar lub usługę, bądź chcesz mu coś sprzedać to sprawdź, czy na pewno wiesz z kim kooperujesz. Poproś go o numer NIP lub REGON i sprawdź, czy faktycznie prowadzi działalność gospodarczą.

Jeżeli podpisujesz umowę np. ze spółką z o. o. to sprawdź w Krajowym Rejestrze Sądowym, kto jest uprawniony do podpisywania oświadczeń woli w imieniu spółki. Zwróć uwagę ile osób jest upoważnionych do reprezentowania spółki. Jeżeli wasza transakcja przewyższa wartość dwukrotność kapitału spółki, to poproś o informację, czy zaciąganie zobowiązań wymaga uchwały wspólników lub czy jest wpisane do umowy spółki. Kontrahent nie może odmówić Ci udzielenia takich informacji.

Jeżeli masz dokonać przelewu kwoty co najmniej 15 tys. PLN to sprawdź czy druga strona jest czynnym podatkiem VAT i czy jej konto znajduje się na białej liście podatników VAT. Sprawdź też, czy nie musisz dokonać przelewu za pomocą usługi Split Payment (mechanizm podzielonej płatności).

Jeżeli transakcja dotyczy towarów z załącznika nr 13 do ustawy o podatku od towarów i usług to sprawdź, czy podmiot opłacił kaucję gwarancyjną.

Zawsze możesz poprosić kontrahenta o zaświadczenia o niezaleganiu w opłatach podatków
i składek ZUS.

Przeglądając wpisy w CEIDG i KRS możesz sprawdzić, czy podmiot nie ma zakazu prowadzenia działalności, czy nie jest w upadłości, restrukturyzacji lub likwidacji.

Zadłużenie kontrahenta wobec Skarbu Państwa sprawdzisz w Rejestrze Należności Publicznoprawnych. Dane z RNP udostępniane są każdemu podmiotowi zainteresowanemu oraz zobowiązanym, po zalogowaniu się na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów.
Po prawidłowym zalogowaniu na indywidualne konto podatnika na Portalu podatkowym, należy kliknąć link pt. Rejestr Należności Publicznoprawnych, który przekieruje zobowiązanego lub podmiot zainteresowany do Rejestru.

Jeżeli znasz adres kontrahenta to sprawdź, czy fizycznie ma tam miejsce swojego prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli nie pozwala ci na to odległość to użyj StreetView z Google. Może się okazać, że pod adresem jest łąka lub ruina budynku.

Uważaj: obecnie możesz trafić na osoby, które korzystają z nowych przepisów o działalności nierejestrowanej i nie posiadają wpisów w żadnych rejestrach. Taka osoba nie może osiągać przychodów miesięcznych większych niż połowa najniższego wynagrodzenia. Więc jeżeli oferuje ci usługę lub towar za większą kwotę to musi to robić w formie działalności gospodarczej. Wyjątkiem jest umowa cywilnoprawna (zlecenie lub o dzieło) – tu nie ma limitu kwotowego.

Przydatne linki:

https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/Search.aspx
https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx
https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/
https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html
https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl
https://kaucja-gwarancyjna.mf.gov.pl/
https://www.kis.gov.pl/wiadomosci/komunikaty/-/asset_publisher/W24v/content/id/7997806